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La prise de rendez-vous en ligne est de plus en plus demandée par les patients et deviendra bientôt un standard dans le domaine de la santé.

La mise en place d'un système de réservation en ligne semble souvent complexe, mais passé l'étape de la configuration, cette solution apporte de nombreux avantages pour la gestion quotidienne d'un cabinet.

Bien entendu, OptaMed propose son propre calendrier de prise de rendez-vous en ligne qui inclut également l'envoi de rappels SMS. Ce module, simple d'utilisation et intégré à l'application OptaMed, offre de nombreuses opportunités pour optimiser votre temps et celui de vos patients.

Avec le module de rendez-vous d'OptaMed, vous centralisez et optimisez la gestion de votre agenda. Votre emploi du temps est toujours à portée de main et disponible sur tous vos appareils !

En proposant la prise de rendez-vous en ligne, vous permettez à vos patients de réserver leur consultation au moment le plus opportun pour eux (24 heures sur 24 et 7 jours sur 7). Vous recevrez ainsi moins d'appels téléphoniques et pouvez vous consacrer pleinement à vos patients.

Lorsqu'un patient prend rendez-vous, un email de confirmation peut être envoyé au patient et au thérapeute. Il est également possible de permettre au patient de déplacer son rendez-vous en cas de besoins, ce qui diminuera d'autant plus le nombre d'appels téléphoniques.

Grâce aux rappels SMS qui sont automatiquement envoyés aux patients quelques jours avant leurs rendez-vous, le nombre de consultations manquées diminue considérablement.

La réservation d'un rendez-vous est possible directement depuis votre site ou depuis le mini site web fourni gratuitement par OptaMed. Vous permettez ainsi à de nouveaux patients de vous trouver sur internet et agrandissez votre patientèle.

Notre module, intégré à l'application OptaMed, peut convenir à plusieurs situations et offre les principaux services suivants :

• Gestion de vos rendez-vous dans un agenda
• Prise de rendez-vous en ligne pour le patient
• Envoi d'un rappel par SMS 24, 48 ou 72 heures avant le rendez-vous
• Accès et gestion de vos rendez-vous depuis l'application OptaMed ou depuis n'importe quel appareil via l'espace de gestion en ligne
• Synchronisation des rendez-vous (en lecture seule) dans votre agenda personnel

Chacune de ces options peut être activée ou désactivée en fonction de vos besoins. Par exemple, il est possible de désactiver la prise de rendez-vous en ligne si seuls les SMS de rappels vous intéressent.

De nombreuses options de configurations sont également disponibles et vous permettent de paramétrer votre calendrier en fonction de vos besoins :

• Configuration de la liste de vos prestations (durée, prix, description, temps de pause/rangement après la consultation, etc.)
• Ajout de plusieurs thérapeutes
• Gestion de plusieurs lieux de consultation
• Configuration de votre horaire habituel
• Gestion des horaires spéciaux (périodes d'indisponibilité ou ouverture de nouvelles plages de disponibilités)
• Contenu des SMS de rappel personnalisable
• Etc.

Il est possible de tester ce module gratuitement durant 30 jours et vous trouverez toutes les informations utiles à son sujet sur notre site : https://www.optamed.ch/modules/calendar !

En cas d'intérêt, nous pouvons très volontiers vous aider à effectuer la configuration initiale de votre calendrier afin de vous permettre de bien démarrer. N'hésitez donc pas à nous écrire à l'adresse : support@optamed.ch !

Features

• [PRO] New chart to compare the number of consultations of the last 3 years in the statistics
• [PRO] New chart with montly billed VAT amounts in the statistics
• [Office] Allow to configure and manage multiple office addresses

Changes

• More special options for email configuration
• Minor UI improvements
  • Add tooltip titles in some charts in the statistics
  • Better show selected option in some select fields
  • [PRO] Improve the email preview modal
• [PRO] Add an option (enabled by default) to only search in recent invoices for BVR validation

Fixes

• Lots of memory consumption optimization and performance improvements
• Fix some edge case problems with email configuration
• Fix some translations typos
• [PRO] Fix a bug which does not display payments validated with CAMT files into the payments chart of the statistics
• [Calendar] Fix a bug with working plan display when no extra working plan was defined

Features

• Add Tarif 590 changes for 2023
• Improve the anamnesis and consultations follow-up
  • Better organization of the patient detail page with the general, anamnesis and contacts tabs
  • Allows to format the patient's anamnesis content
  • Display the follow-up history of all consultations of a patient into its anamnesis tab
  • Better organize consultation details page with the patient and follow-up tabs
  • Display the anamnesis of the patient level into the consultation anamnesis tab
• Show the amount to pay in payment validation modals of invoices pages
• Allows to define the patient's title as undefined (empty)
• Statistics improvements
  • Statistics are now better organized with patients, consultations and accounting tabs
  • Add more patient's statistics
  • Add a new turnover chart
• [PRO] Allows to define individual hourly rate for each prestation of a consultation
• [PRO] Allows to add reminder fees
• [PRO] Allows to change the reminder payment term
• [PRO] Allows to choose which data is displayed in the top 10 prestations chart
• [PRO] Allows to generate a PDF with the patient's addresses for self-adhesive labels printing
• [PRO] Allows to use models on the patient's anamnesis field
• [PRO] Allows to use dynamic fields in email templates
• [PRO] Add a filter to exclude patients groups from the filtered patient's list
• [Calendar] Display unavailability days in the month view
• [Calendar] Allow to edit an appointment directly from the app
• [Calendar] Allows to view and update the appointments "after time" value from the app
• [Calendar] Add an option in the appointments form to choose if an SMS reminder should be sent or not
• [Calendar] Allows to change the default calendar appointment color
• [Calendar] Use services and providers colors from the calendar and use them depending on the selected therapist option
• [Calendar] Allow to define which information should be displayed in the appointment content when the "all therapists" filter is active

Changes

• Allows to live edit more fields
• Improve and rearrange the settings page
• Improve the QR payment slip configuration in the settings
• Add an option to disable certificate validation when sending emails
• Remove some no more used fields from the parameters (CCP, GLN number, etc.)
• Do not show a warning when prestations version of a consultation model is bigger than the recommended version
• Add backup responsibility content into the registration information page
• Do some UI changes and improvements
• [PRO] Add subtabs on the models tag of the settings
• [PRO] Add a setting to display the categories column in the patient list
• [PRO] Add a reset button in advanced patients search modal
• [Calendar] Extra working days are now taken into account when displaying the provider working plan
• [Calendar] If a location is defined for the provider, we display it with the provider name
• [Calendar] Improve and display more information in the appointment detail modal

Fixes

• Better "not empty" validation of all anamnesis fields
• Better password field autofocus on the login page
• Fix a not working external links on the registration information page
• Fix anamnesis and consultations links on patient changes
• Improve pie charts display on big screens
• Fix some translations
• Fix notification color on error with the invoice logo importation
• Better display the error when trying to download the patient importation example file without an internet connection
• [PRO] Linked files are now correctly sorted by name when displayed
• [PRO] Show a message when no consultation models exist in the settings
• [PRO] Fix not matching payments display when the list is empty on the CAMT payments validation
• [PRO] Fix a bug with the invoice reference number which could not match the invoice reference
• [Calendar] Patient language initialization when data come from a calendar appointment

Les bulletins de versements (rose et orange) actuels vont prochainement disparaitre pour laisser leur place à un nouveau et unique bulletin de versement QR (aussi appelé QR-Facture). Dès le 1er octobre 2022, ces "anciens" bulletins ne seront plus valables et ne pourront plus être utilisés pour effectuer des paiements.

Dans la suite de cet article, nous allons découvrir le nouveau bulletin de versement QR plus en détail et analyser l'impact que ce changement impliquera pour les thérapeutes.

Jusqu'à maintenant, le système de paiement suisse proposait différents types de bulletins de versement (BV, BVR, BVRB, etc.). Cependant, ces bulletins deviennent de mois en moins appropriés aux usages actuels :

• Il n'est pas possible de les imprimer simplement (du papier spécial est nécessaire) et la norme à respecter pour qu'ils soient acceptés par les banques est très stricte (marges, position du texte, etc.).
• Il est difficile de les utiliser pour effectuer un paiement en ligne. Pour un traitement rapide, il est nécessaire d'utiliser un appareil spécialement conçu pour scanner les bulletins de versements. Sans cela, un traitement manuel (qui est source d'erreur et prends du temps) est indispensable : il faut recopier les coordonnées, le numéro de référence, etc.
• Le fait qu'il existe plusieurs types de bulletins différents est souvent source de confusion et complexifie inutilement le système de paiement.

C'est donc pour ces différentes raisons qu'un nouveau bulletin de versement QR unique (aussi appelé QR-Facture) a été créé. Concrètement, ce nouveau bulletin reprend toutes les informations qui étaient disponibles sur les anciens bulletins et en ajoute de nouvelles.

L'élément le plus visible étant l'ajout d'un QR-Code en son centre. Ce code QR contient toutes les informations utiles pour le paiement et peut être scanner par n'importe quel smartphone ou webcam, ce qui permet ainsi d'effectuer un paiement en ligne rapidement et sans erreurs.

Il reste également toujours possible de payer au guichet ou d'utiliser les informations disponibles sur le bulletin de versement pour effectuer le paiement manuellement.

Différences entre la QR-Facture et le justificatif du Tarif 590

Il ne faut pas confondre le justificatif du Tarif 590 (qui contient également un code QR) avec la nouvelle QR-Facture : ces deux documents sont complètement indépendants l'un de l'autre !

Le justificatif du Tarif 590 est le document qui doit être transmis aux assurances pour demander le remboursement des traitements de médecine complémentaire. Il contient également un QR-Code, mais celui-ci est uniquement destiné aux assurances à des fins de validation. Il n'est pas possible de le décoder ni de l'utiliser pour effectuer un paiement. C'est ce document qui est généré par OptaMed.

La QR-Facture quant à elle n'est pas utile aux assurances ni limitée à la médecine complémentaire. Il s'agit simplement d'une facture qui contient un bulletin de versement. Ce document permet de transmettre les informations de paiement d'une manière professionnelle tout en simplifiant son traitement par le patient. Il est possible de générer ce document avec la version PRO d'OptaMed.

En tant que thérapeutes, ces modifications ne vous concernent donc que si vous transmettez (ou souhaitez transmettre) des bulletins de versements à vos patients. Dans ce cas, il est nécessaire de passer rapidement au nouveau système afin que vos patients puissent continuer de payer vos factures sans accrocs.

La version PRO d'OptaMed offre la possibilité de générer automatiquement une QR-Facture pour accompagner le justificatif de remboursement du Tarif 590 ! Le thérapeute est ainsi en mesure de transmettre une facture transparente et professionnelle à ses patients : résumé des consultations facturées, montant à payer, coordonnées bancaires, etc.

Features

• New "top 10 prestations" chart in the statistics page
• Allow to validate payments from the invoices list
• Add a setting which allows to hide the AVS warnings
• [PRO] Allow to automatically validate payments based on CAMT.054 bank statements
• [PRO] Add a custom email config for Gandi
• [Calendar] Allow to delete appointments from the app
• [Calendar] Allow to sync unavailability periods and working plan

Changes

• Add a paid confirmation to the email send with the invoices when the invoice is already paid
• Improve CaDa number validation and format
• Increases the maximum prestations duration to 300 minutes
• Update and change data sources of Swiss locations
• Quit the macOS app when it's windows is closed
• Improve the email configuration process with better explanations and error messages
• Allow to show/hide the email password in the settings

Fixes

• Patient name is now correctly displayed in AVS modal
• Fix the check for update button in the settings which always tell that the app is up-to-date
• Fix a typo in "GaPrCh" on invoices generating until the end of 2021
• Fix an email configuration problem when consecutively saving multiple configurations
• Fix some translations
• [PRO] Reset the payment date value when closing the ISR validation modal